Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Elecho VOF ("Elecho", "wij", "ons") is een in Nederland geregistreerde onderneming die AI Medewerkers implementeert voor bedrijven in het MKB. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• Bedrijfsnaam: Elecho VOF
• KVK-nummer: 94696438
• E-mail: info@elecho.io
• Telefoon: +31 6 408 69 531
• Website: https://elecho.io

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen zo min mogelijk persoonsgegevens. De gegevens die wij verwerken vallen in de volgende categorieën:

Contactgegevens via ons formulier of e-mail

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier, e-mail of telefoon, verwerken wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Dit doen wij op basis van jouw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om op je verzoek te reageren.

Intakegegevens

Wanneer je een gratis intake voor een AI Medewerker plant, verwerken wij je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en de informatie die je deelt over je bedrijfsprocessen. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Implementatie- en projectgegevens

Tijdens de implementatie van een AI Medewerker kunnen wij toegang krijgen tot bedrijfsgegevens die nodig zijn om de AI Medewerker te configureren (zoals CRM-data, e-mailinhoud of agenda-informatie). De verwerking van deze gegevens wordt altijd geregeld in een aparte verwerkersovereenkomst.

Technische gegevens

Onze website verzamelt geen tracking cookies en plaatst geen analytics scripts. Wij verwerken geen IP-adressen of browsergegevens voor marketingdoeleinden.

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens

Wij gebruiken je persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het beantwoorden van je vragen en verzoeken
• Het plannen en uitvoeren van gratis intakegesprekken
• Het implementeren en beheren van AI Medewerkers
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)
• Het verbeteren van onze dienstverlening

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming: wanneer je vrijwillig contact met ons opneemt
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer wij een AI Medewerker voor je implementeren
• Gerechtvaardigd belang: voor bedrijfsvoering en het verbeteren van onze diensten
• Wettelijke verplichting: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren

5. Delen met derden

Wij verkopen of verhuren je persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens alleen met:

• AI-model- en infrastructuurproviders (zoals Anthropic, OpenAI, Google), uitsluitend wanneer dit nodig is voor het draaien van jouw AI Medewerker, en altijd onder een verwerkersovereenkomst
• Boekhouding en administratie, voor facturatie en wettelijke verplichtingen
• Hosting providers, voor het hosten van jouw AI Medewerker op een beveiligde server

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Contactformulier: maximaal 12 maanden na laatste contact
• Projectgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst + 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Toegangsbeheer op basis van need-to-know
• Beveiligde serverconfiguraties voor AI Medewerkers
• Regelmatige review van beveiligingsmaatregelen

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken
• Correctie: je mag onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering: je mag vragen om verwijdering van je gegevens
• Beperking: je mag vragen om beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Neem contact op via info@elecho.io om een van deze rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Klachten

Als je een klacht hebt over hoe wij met je gegevens omgaan, horen we dat graag. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je actief.